遙距工作下死線難守?5招催同事勿拖延交貨

在家工作以來的這一段時間,你有沒有發覺在工作中,很難讓所有同事時按時Deadline前完成工作?遙距工作之特殊情況,不可能當面追,而只能靠電話、電郵、各種通訊軟件追同事交貨,實在有相當的難度。如果你正正面對這個問題,或許以下的方法一步一步地幫你催同事交貨。

1招:定下團隊工作時間表

由於小組的同事各自在家遙距工作,定下團隊的工作時間表就是一個跟工作小組組員的約定,亦期望同事會依照工作時間表完成自己負責的那一部分。當然上司定下工作時間表後,也可讓同事望望,如有問題(例如分工不均、工作時間估算不足等)就即時提出,避免有不公平的情況出現。如沒有意見或不出聲也表示同意這個時間表的內容,稍後如有同事沒有按時交件,上司也有合理理由「關心」同事的工作狀況及進度了。

2招:定期工作匯報

原本作為有交帶的打工仔,定時定候匯報工作進度是理所當然的責任——直屬上司是隨意型,不要求定期匯報則另作別論;在家工作的時候,同事作定期工作匯報更為重要。為免尷尬,上司可要求同事每天上班前或下班前私下個別傳個短訊或電郵告知當天打算完成的工作項目或進度,以至當天已完成的工作進度也可。此舉是希望培養同事的責任感,每天定個時間讓你有個知字,好讓你檢視工作進度是否配合工作時間表;如遇同事落後或欠交,就可以出聲問問。更進一步可以讓小組同事在同事共用的工作群組(如Slack)作公開匯報,有群眾的壓力,多少可以讓同事自覺按時完成工作。

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3招:追魂CALL

如有同事沒有合理理由而工作進度落後,進一步提升催貨方法:連環CALL。首先可以在辦公時間每小時電郵或短訊追問,如果遲遲不回覆,甚至不理會的話,可以改以電話,甚至視像會議方法,務求跟對方「面對面」直接追工作債。

4招:開工作會議時,在所有同事及上司面前提起

開視像工作會議時,也是一個催同事交貨的好時機。重點在很多視像會議的軟件,如ZOOM等都有錄影功能,可以將會議作一紀錄備案。加上要開大會,很多時候組內同事都同場、管理、以至不同部門的同事都在場,大家可以做個見證。在匯報工作進度以後,你大可在所有人面前再交代一下工作落後的地方,引起同場人士的關心及追問,用群眾壓力達到你追同事交貨的目的。

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如果運用以上方法,仍有厚臉皮的同事不加理會,在沒有合理理由的情況下繼續拖延工作的話,終極的第五招是,對於沒有責任感的同事,不妨可以考慮在公司的層面上,如發警告信等較嚴厲的方式「提示」同事,好讓他們再考慮自己是否有意或有能力繼續擔任目前的工作了。

不用糾結,這絕不是「告俾老師聽」的幼稚行為。如果你做晒以上步驟而對方仍不為所動,沒有盡自己的力在辦工時間完成理應完成的工作,就已經牽涉到職業道德的問題了。如果對方能厚顏地做到這一步,又何需要再為他着想了呢?

 

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